5 Sai lầm phổ biến trong quản lý tồn kho và cách khắc phục
Từ việc không theo dõi hàng tồn theo lô, thiếu BOM quản lý sản xuất, đến không đồng bộ kho-kế toán. Giải pháp thực tiễn cho doanh nghiệp.
1. Quản lý kho bằng Excel thủ công
Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng Excel để xuất nhập tồn. Hậu quả là dễ sai sót công thức, không có tính năng khóa sổ, và số liệu luôn bị chậm (delay) so với thực tế phát sinh tại kho.
Giải pháp: Triển khai ngay phần mềm quản lý kho tích hợp Cloud để quét mã vạch và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
2. Không đồng bộ giữa Kho và Kế toán
Thủ kho nhập số liệu một nơi, kế toán nhập số liệu một nẻo. Cuối tháng phải đối chiếu thủ công tốn hàng ngày trời.
Giải pháp: Sử dụng hệ thống ERP đồng nhất. Mỗi khi có Phiếu nhập kho được Duyệt, phần mềm tự động sinh ra bút toán hạch toán Nợ 156 / Có 331 bên phân hệ Kế toán.
3. Bỏ qua việc quản lý theo Lô (Batch) và Hạn sử dụng (Expiry Date)
Ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc mỹ phẩm nếu không theo dõi FEFO (Hết hạn trước xuất trước) sẽ dẫn đến tồn đọng hàng hết date, gây thiệt hại cực lớn.
4. Không thiết lập Mức tồn kho tối thiểu (Min-Max Inventory)
Dẫn đến tình trạng "cháy hàng" khi có đơn lớn hoặc "ôm hàng" quá nhiều làm chôn vốn kinh doanh.
Giải pháp: Trong ERP ALL IN ONE, anh/chị có thể cài đặt mức tồn tối thiểu. Hệ thống sẽ có Bot AI cảnh báo và tự động đề xuất tạo Đơn mua hàng (Purchase Requisition).
5. Thiếu Định mức nguyên vật liệu (BOM) trong Sản xuất
Lắp ráp hoặc sản xuất mà không có định mức (BOM - Bill of Materials) sẽ không kiểm soát được hao hụt, dẫn đến giá thành sản phẩm bị đội lên.